Закрыть Х

Спецпредложения на сентябрь

Гостиницы Суздаля
 только для превью
(не для использования с лица)
Гостиница "Горячие ключи"
Гостиницы Суздаля
только для превью
(не для использования с лица)
Гостиница "Николаевский посад"
Гостевые дома
только для превью
(не для использования с лица)
Гостевой дом "Река времени"
Владимирская область
только для превью
(не для использования с лица)
Клуб отдыха "Велес"
covacation.ru корпоративный отдых

Организация конференций
Организация конференций
Организация тренингов
Организация тренингов
Организация праздников
Организация праздников
Организация Активного отдыха
Организация Активного отдыха

Полная организация конференций

Проведение и организация конференций

Развитая индустрия организации деловых мероприятий (переговоров, семинаров, презентаций, конференций) позволяет современным заказчикам  разработать и воплотить в жизнь идеальный план проведения делового совещания. Какие же ключевые вопросы непременно должен решить для себя организатор конференции, чтобы разработать безукоризненный план делового мероприятия?

   только для превью
(не для использования с лица)                 только для превью
(не для использования с лица)                 только для превью
(не для использования с лица)

  Пансионат "Буран"            "Артурс Спа-отель"          "Николаевский посад"

Конференция представляет собой серьезное деловую встречу, которая может произвести впечатление только в том случае, если она организована со знанием дела. Конференция в современные дни – это вид деятельности, совмещающий в себе представительскую, организаторскую и контролирующую функции, именно поэтому организация таких деловых мероприятий требует интенсивной работы, совершенной отдачи сил от всех участников организационного процесса.

Для того чтобы профессионально организовать конференцию, следует:

  • подобрать место для проведения конференции;
  • оформить место для проведения конференции;
  • разместить в конференц-зале рекламные плакаты с логотипами спонсоров;
  • изготовить полиграфическую и сувенирную продукцию;
  • забронировать номера в гостинице, обеспечит гостей проживанием в отеле;
  • организовать питание для участников конференции (кофе-брейк, фуршет или банкет);
  • снабдить заказчиков конференции фото- и видеосъемкой;
  • организовать трансфер для участников конференции;
  • обеспечить заказчиков конференции всей необходимой технической аппаратурой (звук, свет, проекторы, плазменные панели).

Огромное значение при организации конференции играет выбор (аренда) необходимого конференц-зала. В зависимости от целей и формата конференции необходимо, в первую очередь, предусмотреть местоположение арендуемого объекта. Помещение должно свободно принимать необходимое количество приглашенных участников. Также стоит заблаговременно оборудовать конференц-зал необходимой техникой и аппаратурой – флипчартами, оборудованием для синхронного перевода, звукоусилительным оборудованием, цифровой печатью (любые тиражи), широкоформатной печатью. Впрочем, необходимо подготовить и сопутствующие материалы для гостей конференции (сотрудников и приглашенных) – снабдить участников ручками, портфелями, брелками, футболками и прочей сувенирной продукцией с логотипом заказчика.

Заказчикам конференции предстоит подумать, насколько необходимы в процессе мероприятия переговорные комнаты, места для выставок, микрофоны и лазерные указки, телевизоры, записывающие устройства. Возможно, для проведения глобальной конференции заказчикам понадобится несколько конференц-залов с современным оборудованием.

Во время подготовки конференции не стоит забывать о бюджете, отведенном для организации делового мероприятия, а поэтому следует разработать план конференции, следуя которому удастся избежать непредвиденных расходов.

Приведем пример такого плана:

  • разработка концепции мероприятия;
  • подбор оптимальных площадок для проведения конференции;
  • составление плана технической поддержки;
  • составление бюджета;
  • регистрация участников;
  • подготовка печатной и сувенирной продукции;
  • комплектация «портфеля участника» (подготовка сувенирных материалов для участников конференции);
  • заказ профессионального переводчика (если требуется);
  • транспортные услуги;
  • оформление залов;
  • заказ услуг секретарей, помощников и ассистентов для работы в зале заседаний, офисе, организационном комитете;
  • организация банкетов и фуршетов в рамках конференции, а также выездное банкетное обслуживание;
  • организация развлекательных мероприятий.

Чтобы четко следовать установленному плану конференции, заказчики делового мероприятия чаще всего прибегают к помощи профессиональных организаторов конференций, компетентных специалистов. Договариваясь об аренде определенного конференц-зала, клиент сразу же оговаривает вариант выезда специалиста на объект, дабы опытный организатор смог воплотить в жизнь разработанный план делового мероприятия. Чаще всего этот специалист представляет собой менеджера по связям с общественностью, PR-сотрудника. Менеджер знакомится с заранее составленным планом конференции, вносит свои поправки (иногда специалист и вовсе сам разрабатывает план делового мероприятия). Затем, чутко руководствуясь выделенному бюджету, специалист начинает свою организаторскую деятельность – дозванивается до фирм и компаний (а иногда – до своей команды, которая будет самостоятельно выполнять все организационные задачи), которые будут оформлять зал, проводить кофе-брейки, готовить сувенирную продукцию, публиковать рекламные буклеты и материалы для конференции.

В случае, если конференция будет претворена в жизнь по профессионально разработанному плану, все время гостей конференции будет заполнено интересными событиями. Что, в свою очередь, превратит деловое мероприятие в незабываемое событие для всех его участников!

Контакт с нами Условия продаж Новости Выставки Форум Погода
Меню сайта